Bedre beslutninger og kontroll
i Os kommune


 

Os kommune i Hordaland har satset på ekommune-utvikling og gjennomført en rekke større digitaliseringsprosjekter. Disse prosjektene har bidratt til at kommunen i dag ligger langt fremme i forhold til effektiv bruk av IKT i forvaltningen.

Etter 4 års bruk av WebSak, tok Os kommune i bruk ACOS Ledelsesinformasjon. 

Vi ønsket å kunne gi lederne et effektivt og visuelt beslutningsverktøy tilknyttet de sentrale data i vår saksbehandling. Samtidig ønsket vi å gi lederne mulighet til fortløpende kontroll i hverdagen, og bruke mindre tid på å produsere rapporter
— Krassimira Dinewa, leder for Dokumentsenteret

RASK INNFØRING – STOR EFFEKT

ACOS Ledelsesinformasjon er rask å implementere og er meget enkelt å bruke. «Alle lederne i vår ledergruppe har tilgang til ACOS Ledelsesinformasjon. Vi bruker dette som et verktøy på ledermøtene og hver for oss i hverdagen. Det faktum at vi nå har oppdaterte tall og status et klikk unna gir vesentlig bedre oversikt, og kan fatte bedre beslutninger» sier Krassimira Dinewa.

Ser saksbehandlingen i et større perspektiv

I Os kommune er sak- og arkivsystemet en viktig «motor» i forvaltningen, men også i digitaliseringen som vi gjør i ekommueneutviklingen. Kommunen har digitalisert en rekke skjema, tilbyr innsyn til publikum, har tatt i bruk ACOS Møteportal som gjør politikerne papirløse, og kommer til å ta i bruk BEST/EDU og nasjonal digital postkasse for elektronisk ekspedering av dokumenter til andre forvaltningsorgan og publikum.

«Nytten av å måle volum, se trender og saksbehandlingstid internt er stor. Det at vi kan bruke ACOS Ledelsesinformasjon også til å se antall mottatte skjema, hvor vi ekspederer (brev, e-post, BEST/EDU osv.) gjør at vi raskt kan se effektene av de beslutningene vi har tatt» sier leder for ekommuneutvikling Simen Soltvedt.

Kvalitetsheving og bedre helhetsforståelse

«En annen sideeffekt av løsningen vi raskt oppdaget er at dette var et verktøy til å se om organisasjonen brukte WebSak korrekt. Det kom da raskt frem at enkelte ikke brukte systemet riktig og vi måtte rydde opp. F.eks. dette med restanser og avskrivning. Ofte er det vi på Dokumentsenteret som «maser» om viktigheten av det. Ikke alle ser betydningen av å avskrive riktig. Nå ser alle at det påvirker saksbehandlingstiden, og at brev med restanse blir liggende, selv om de er besvart. Dette har skapt en helt annen motivasjon og forståelse for hvorfor vi skal bruke saksbehandlingssystemet etter de rutinene vi har satt» sier Krassimira Dinewa.